Довольно хорошая система организации нелинейных мыслителей

С двумя детьми и мужем, которые «организационно оспариваются», я уже писал об организационных стратегиях. Сохранение организованных уменьшает беспокойство. Если мы попытаемся сохранить все в нашей голове без организационной системы, мы продолжаем возвращаться к тому, что мы знаем, что мы должны помнить. Это увеличивает нашу когнитивную нагрузку и делает нас паническими. Написание вещей успокаивает (прочитайте «Getting Things Done and Reduce Anxiety» для некоторых методов этого).

Использует ключ для любой организационной системы. К сожалению, большинство организующих систем разрабатываются линейными мыслителями: те ученики, которые начинаются каждый семестр, записывая каждое задание на своем (совершенно опрятном) цветном планировщике, ежедневно обновляют свои списки дел и имеют прекрасно организованные шкафы. Я люблю этих людей; Я связался со студентами по поводу общей любви к авторучкам и оживленным дискуссиям о идеальном ноутбуке для использования в различных проектах. Но это не я, и я не работаю.

Я организованный человек, но я не линейный мыслитель. Мое мышление, как правило, сгруппировано по проектам, и одна идея отходит на пять других направлений. Открытие книги, чтобы начать писать лекцию, напоминает мне, что мне нужно забрать пищу для цыплят. Написание этого дает мне новую идею для исследовательского проекта. Мне нужна система организации, которая позволяет мне направить реальную силу быть способным устанавливать связи между идеями, а не пытаться сжать ее в линейную форму.

Если вы похожи на это, эта система может работать на вас. Он построен на трех простых принципах:

• Достижения в наградах
• Планируйте заранее
• Уменьшение когнитивной нагрузки и беспокойства

Это требует двух инструментов:

• Журнал (любой ноутбук, который вам нравится носить)
• Календарь

Вы можете сделать это в электронном виде, но есть реальные преимущества для использования бумажного журнала. Это замедляет вас, и написание вручную активирует разные части нашего мозга, чем работу с клавиатурой.

Довольно хорошая система Шаг I: Напишите

Цель Pretty Good System такая же, как и в любой другой системе: записать все, что вам нужно, чтобы вы не забыли. Большинство систем начинаются с того, что вы записываете все, что вам нужно делать – каждая вещь. Он подавляющий, иногда катарсис и всегда полезен. Но это удручает, потому что мои списки никогда не заканчиваются, и я никогда не получал от них все.

Итак, давайте начнем с забавного материала: награда!

Запишите свой день. Откройте журнал. Напишите дату вверху. Затем начните перечислять все, что вы сделали сегодня. Отправляйся.

Это здорово! Не ограничивайте себя. Не останавливайтесь на том, что вы могли бы сделать. Если бы вы были действительно довольны снаряжением, которое вы собрали сегодня утром, напишите это. Отмечайте это достижение! Если это напоминает вам, как вы отвезли свою дочь в школу, и она вспомнила, что собрала свой собственный обед и сказала, что любит вас, напишите это. Цель этого – просто свалка ума; вытащите его на бумаге, чтобы вы могли посмотреть на него и составить список. Множество отдельных точек, которые не имеют смысла никому, кроме вас.

Запустите список дел. Пока вы все это записываете, я уверен, что на ум придет много других вещей. Это для меня. Я пишу, что кормил цыплят, и это напоминает мне, что они почти не питаются, и мне нужно купить еще немного. Отлично! Это часть того, что пишут вещи для вас; это напоминает вам о других вещах, связанных с тем, что вы записываете. В левой части страницы (я всегда пишу свой журнал на правой странице моего журнала), я начинаю записывать то, что я помню, что мне нужно делать.

Обновите свой календарь. Мне также будут напоминать о других вещах, которые мне нужно помнить, которые зависят от времени . Я помню, что я назначил встречу со студентом или что у меня есть глава в субботу. Поэтому я сохраняю свой календарь удобным, когда я записываю то, что я сделал. В любом конкретном времени я записываю там. Я также проверю свой календарь на предмет того, что я сделал сегодня, и посмотрю, сколько времени мне придется делать завтра.

Выполняйте короткие задачи сейчас. Другой тип вещей, который появляется, когда я держу свой журнал, – это куча немых маленьких задач, которые потребуется около двух минут. Почему я говорю две минуты? Потому что в превосходной книге Дэвида Аллена « Getting Things Done» он утверждает, что если у вас будет задание, на которое потребуется менее двух минут, вы должны просто сделать это, как только подумаете об этом. Зачем? Потому что это займет больше времени, чтобы записать его и не забудьте сделать это позже, чем сделать это. Плюс это будет зависать над вашей головой, пока вы это сделаете, со всем беспокойством, которое вызывает. Поэтому, если записать, что я прочитал лекцию об ANOVA, мне напоминает, что мне нужно создать встречу со студентом, я отстрелю этот адрес прямо там и там; он никогда не попадает в мой список дел, и мне больше не нужно об этом думать.

Запишите хорошие идеи. Наконец, регистрация может напомнить мне о хороших идеях, которые у меня были или помогли мне сделать связи, которые я раньше не делал. Я либо запишу их в свой журнал, либо, вернее, переверню страницу и запишу ее на чистую страницу, чтобы потом подумать.

Recap: Что я сделал?

• Я написал список всего, что я закончил, и все основные моменты моего дня.
• Я создал список задач, которые мне нужно сделать в будущем
• Я обновил свой календарь
• У меня есть куча мелких висящих вещей из пути
• Я записал хорошую идею или два

Это, вероятно, заняло у меня 15 минут. (15 минут, если я не втянут в мой адрес электронной почты или онлайн-поиск компьютеров – что-то, что требуется для дисциплины, чтобы избежать этого. Это еще одна причина писать вручную и просто использовать клавиатуру для календаря и коротких задач).

Довольно хорошая система Шаг второй: обзор

Организаторы работают, когда люди используют их и когда их просматривают . Другими словами, запись вещей является необходимым, но не достаточным шагом для организации. Как и в случае заметок, ключ не находится в записи, он находится в обработке.

Второй шаг Pretty Good System – заглянуть за последние несколько дней вашего журнала. Еще раз отметите, что ваш сын получил B на своей бумаге и что вы, наконец, разослали этот отчет, над которым вы работали. Но также просмотрите последние несколько списков дел и посмотрите, есть ли что-нибудь на них, которое должно быть добавлено к сегодняшнему дню.

Сделав это, уделите несколько секунд, чтобы просто выделить то, что наиболее важно для того, чтобы действительно сделать завтра и, возможно, желательный проект, над которым вы хотите добиться определенного прогресса. Будьте реалистичны: я счастлив сбить два или три вещи из своего списка. Это не значит, что я ничего не делаю, но новые вещи, которые я не ожидал, появились. Цель состоит в том, чтобы продолжать плавание, а не завоевывать олимпийское золото.

Некоторые советы и рекомендации

Использование органайзера заключается в поддержании совместной жизни, а не в том, чтобы тратить свою жизнь на то, чтобы ваш организатор выглядел так, как будто это за награду за графический дизайн. (Журналы Bullet могут быть впечатляюще красивыми, но это хобби, а не инструмент.) Однако есть вещи, которые могут улучшить работу базовой Pretty Good System .

Купить ноутбук. Вы можете использовать Pretty Good System на клочках бумаги, но мне нравится иметь записную книжку, которую я могу носить со мной. На самом деле, мне нравится иметь приятный недорогой журнал, который легко увидеть на моем столе, чтобы носить с собой. Преимущество использования ноутбука в том, что оно позволяет вам оглядываться на вещи. Если у вас есть тот, который легко заметить, и вам нравится, вы будете использовать его чаще.

Как я уже сказал, я, как правило, сохраняю свой «журнал» на правой стороне страниц и мой «делай» слева, поэтому я могу видеть оба списка одновременно и не нужно переворачивать страницы. Мне лично нравится использовать сетчатую бумагу для хранения списков, потому что все выстраивается в линию. Возможно, вам понравится простая бумага.

Пишите рукой. Как я сказал ранее, есть реальные преимущества, используя бумагу, а не электронный журнал. Клавиатуры подталкивают вас к линейному мышлению. Дело в системе Good Enough заключается в том, что она позволяет вам путешествовать по потоку вашего жидкого ума.

Я не думаю, что формат календаря имеет значение (я сам использую электронный). Однако, если вы хотите получить лучшее из обоих миров, вы можете сфотографировать свой журнал и импортировать изображения в электронный блокнот, например OneNote или EverNote. Они даже сканируют ваш почерк и превращают его в текст с возможностью поиска. Если вы будете искать в Интернете, вы даже найдете бумажные журналы, которые будут импортированы непосредственно в электронные системы.

Поиск вещей. Я украл две важные идеи у людей журнала пули: использование символов и построение индекса.

Как я сказал выше, я использую свой журнал, чтобы отслеживать множество вещей, кроме списков «log» и «to-do». Я использую его для всего, что хочу найти позже: заметки для демонстрации, которую я собираюсь сделать, или мысли о том, что я хочу сделать для класса на следующей неделе. Я не собираю этот материал в каком-либо конкретном месте, я просто начинаю с передней части ноутбука и использую следующую свободную страницу, чтобы записать следующую идею, которую я имею. Другими словами, мои журналы, список дел и другие разные вещи просто смешиваются в моем журнале в том порядке, в котором они происходят. (Бонус: это намного дешевле, потому что я не трачу деньги на полупустые журналы с частично заполненными разделами, которые я никогда не использовал).

Чтобы найти вещи, я использую символы закладок и индекс. Обе эти системы позволяют мне идти своим естественным, нелинейным мышлением, но на самом деле снова находят вещи, когда я хочу их, не тратя много времени.

• Символы для закладки. На всех страницах моего журнала я рисую в верхнем правом углу страницы с треугольником. Зачем? Потому что, когда я просматриваю свою книгу, все темные углы выделяются. Просто.
• Больше символов : у меня есть другие символы; Я рисую маленькие квадраты на стороне страниц, связанных с моей работой в качестве кафедры. Я цвет в нижнем углу страниц, связанных с идеями исследования. Такая же простая идея: символы выделяются, поэтому она уменьшает мой шаблон поиска, когда я просматриваю свой журнал. Если я знаю, когда я это записал, и я знаю, о чем речь, это не так сложно найти. Не используйте слишком много. В большинстве случаев у вас будет неплохая идея, когда возникла идея, и все записи в журнале содержат даты на них. Это действительно ограничивает, где вам нужно смотреть.
• Индексы. Разработка индекса намного проще, чем кажется. Я оставляю первые несколько страниц моего журнала пустыми. Я перечисляю все страницы в своем журнале. Когда я записываю что-то важное, что я знаю, что захочу найти позже, я перехожу на свою индексную страницу. Я записываю номер страницы и что мне нужно запомнить. Когда я захочу это позже, мне просто нужно посмотреть вниз по списку на странице индекса, а не искать всю книгу. Легко.

Попробуй. Это 15 минут в конце дня. Он чувствует себя довольно хорошо. Он работает очень хорошо.

c) Нэнси Дарлинг, 2017 год