Ранее этой весной я начал получать множество запросов на помощь в управлении слишком длинными списками задач, и поэтому я опубликовал этот процесс для их организации. Неэффективные списки задач заставляют нас чувствовать, что у нас слишком много времени для слишком малого времени, что заставляет нас чувствовать себя ошеломленными. По иронии судьбы, это делает нас хуже при планировании и управлении нашим временем.
У вас может быть отлично организованный список задач, хотя это все еще потрясающе – я просто прошел через одного с клиентом, и, честно говоря, я был исчерпан, просто глядя на него. Если ваш список задач отправляет вас в «Я не имею достаточно времени, чтобы все это» открутить хвост, пришло время уничтожить этого щенка во что-то более управляемое. Это другой процесс, чем организация списка дел или форматирование его более эффективным способом. Это касается сокращения этого списка – сброса вещей, которые вы боитесь, – не страдая последствий того, что вы не делаете то, что вам действительно нужно сделать, чтобы сделать. *
В идеальном мире мы все можем использовать всемирно известные принципы Марии Кондо для уборки нашего шкафа в нашем списке дел: все, что не «искушает радость», мы помещаем в мусор (удаляем) или отдаем ( делегат). Большинство моих клиентов начинают очень мало в своем списке задач, которые они с нетерпением ждут; недавно она заявила, что она только вкладывает в свой список дел, который она не хочет делать, потому что она помнит, что делает то, что она на самом деле хочет сделать.
Итак, вот как преобразовать слишком длинный список дел в список только тех вещей, которые вы на самом деле хотите сделать:
Шаг 1. Выделите все элементы в списке дел, которые вы боитесь. Удерживайте каждый элемент списка задач в своем воображении и обратите внимание на то, как он думает о том, чтобы делать этот предмет в вашем теле. Вы немного наклоняетесь вперед, чувствуя стремление получить право на эту задачу? (Не выделяйте предметы, которые так себя чувствуют.) Или у вас возникает ощущение тонуса в вашем желудке с соответствующим желанием отложить задачу как можно дольше? Выделите все, что заставляет вас чувствовать что-то похожее на отвращение.
Выделите все вещи, которые вы затягивали, потому что вы просто не хотите делать эти вещи. И выделите вещи, которые есть в вашем списке, потому что вы чувствуете, что вы «должны» делать их, или потому, что чувствуете, что вам нужно их делать, но что вы не хотите делать или не будете говорить, что вы предпочитаете делать ( или что вы не сказали бы с некоторым удовольствием, что вы «доберетесь»). Другими словами, выделите то, что вы планируете делать, просто потому, что кто-то ожидает, что вы это сделаете, или потому, что вы всегда ожидали, что сделаете это, или потому, что выполнение их принесет вам статус или силу (но никакой реальной радости в обработать).
Шаг 2. Удалите или делегируйте как можно больше выделенных элементов. Начните с удаления, затем перейдите к делегированию. Будьте правдивы здесь; если вы в глубине души знаете, что в любом случае вы, вероятно, никогда не будете выполнять задачу, или что это не будет иметь большого значения, если вы не сделаете выделенный элемент в своем списке, просто поцарапайте его из списка и сделайте Это.
Вы можете почувствовать облегчение или даже совершить (учитывая, что ваш список становится короче так быстро!). Или вы можете испытывать беспокойство или даже грусть, когда делаете это. Признавайте свои эмоции, какими бы они ни были, поскольку вы безумно удаляете предметы из списка задач. Будьте любопытно, что вы чувствуете, и принимаете ваши эмоции, – но не нужно ввязываться в них. Возможно, вам нужно скорбеть (немного немного) о том, что вы никогда не собираетесь делать эти фотоальбомы (которые вы ненавидите, но действительно чувствуете, что вам следует это сделать). Нормально чувствовать грусть или чувство сожаления – но также и быть реальным: вы не огорчаете ничего осязаемого, вы скорбите о потере фантазии. Например, вы отказываетесь от фантазии о том, что вы являетесь тем человеком, который делает фотоальбомы. Или что пишет стратегические планы. Или это отвечает на каждое электронное письмо. Ну что ж. Позвольте себе почувствовать то, что вы чувствуете, и двигаться дальше. Это процесс отпускания.
Если выделенная задача – это то, что абсолютно необходимо сделать, и, следовательно, ее нельзя просто удалить, попробуйте подумать о ком-то, кому действительно нравится это делать, и составить план того, как вы можете делегировать ее этому человеку. Если у вас нет помощника или сотрудников или детей, чтобы делегировать их, подумайте о подростках и пенсионерах, которые хотели бы испытать, вашу компанию или немного дополнительных денег. Или, подумайте о людях, которые нуждаются в помощи с чем-то, что вам нравится, и обсудите с ними сделку. Все это может показаться намного более трудным, чем просто выполнение задачи самостоятельно, но я обещаю, вы поблагодарите меня позже. Имея список задач, который является достаточно коротким, чтобы не быть подавляющим, и который загружен с вещами, которые вам понравятся, стоит первоначальной неэффективности.
Шаг 3: Измените все, что осталось в списке, выделенном в то, что вы действительно хотите сделать. Если вы не можете удалить или делегировать задачи, которые вы боитесь, вам нужно будет сделать их лучше. Будь креативным. Мой любимый способ сделать это состоит в том, чтобы соединить не-забавный элемент задачи с чем-то, что вы хотите сделать больше. Я, как известно, сижу на лужайке на солнце и назначаю врачей, и я слушаю забавные аудиокниги во время вождения, чтобы забрать детей и чистить дом (я просто слушал «Год Да» от Шонды Раймс, и я очень сильно рекомендовать его). Мой коллега и я откладывали проверку наших финансовых систем на годы, но мы только что составили план, чтобы сделать это вместе в этом летнем бассейне. Там будут задействованы маргариты, и, разумеется, мы больше не боимся этой задачи!
Понимание ценности, которую имеет задача для других людей, является еще одним хорошим способом сделать ее более полноценной (таким образом, уменьшая коэффициент страха). В потрясающей серии исследований Адам Грант показал, что вкратце показывают людям, как их работа помогает другим, повышает не только то, насколько счастливы люди на работе, но и насколько они работают и достигают успеха.
Самая известная серия исследований Гранта была проведена в колл-центре с платными фандрайзерами, которым поручено звонить потенциальным донорам в государственный университет. Как знает любой, кто когда-либо боялся простуды, эти люди, вероятно, не имели списка своих мечтаний. Люди, получающие холодные звонки от адвокатов, часто раздражаются и могут быть грубыми. Сотрудники должны терпеть частые отклонения по телефону и низкий моральный дух в офисе – все это в обмен на относительно низкую плату. Неудивительно, что работа в call-центре часто характеризуется высокой текучестью кадров.
В попытке выяснить, может ли он мотивировать сборщиков колл-центров, чтобы оставаться на работе дольше, Грант привел несколько стипендиатов (которые, предположительно, выиграли от работы сборщиков) за пятиминутную встречу, где вызывающие могли задавать им вопросы о их занятия и опыт в университете. В следующем месяце этот быстрый разговор дал невероятные результаты. Звонящие, которые встречались с студентами стипендий, проводили в два раза больше по телефону в качестве сборщиков денег, которые не встречали ни одного студента. Они достигли гораздо большего, в результате чего в среднем на 171 процент больше денег.
Что изменило ситуацию? Что, по сути, переместило задачу совершения холодных звонков от одного народа, не понравилось тому, что они сделали? Смена убеждений вызывающих людей о значении их работы для других людей и увеличении чувства их цели, ценности и влияния. Так что выясните, какую ценность у вашей работы для других людей. Как вы улучшаете свою жизнь или работу?
Вуаля!
Вы только что сделали Marie Kondo-ed свой список задач! Все, что осталось от этого на данный момент, теперь – это то, что вы на самом деле хотите сделать, задачи, которые «испугают радость». Если вы похожи на моего клиента, которому не нужно вести список вещей, которые она хочет сделать, вы больше не нужно сохранять список дел – вам просто нужно запомнить удаление, делегирование или преобразование того, что вы не хотите делать. И если ваш список по-прежнему кажется слишком длинным и подавляющим, настало время для какой-либо организации списка задач – проверьте этот пост, как это сделать.
* Я узнал этот метод от Марты Бек, так много спасибо и 1000 советов о шляпе. Эти шаги – это адаптация ее стратегии «Лучше, Бартер или Сумка».
