Вы когда-нибудь слышали, что кто-то жаловался, что встреча слишком короткая? (У меня тоже не было). Когда-либо разочаровался в встрече, рассердившись, перебивая время, пока работа не отменена … или отступниками, обычно блуждающими через 10 минут позже? В духе краткости и производительности, вот 5 простых шагов для более эффективных и эффективных встреч.
1) Проводите в два раза больше времени на повестку дня, как обычно. Одной из проблем, с которыми обычно сталкиваются встречи, являются неясные цели. Если вы не совсем уверены, что вы пытаетесь выполнить, вы можете быть уверены, что этого не произойдет быстро. Как организатор собрания, вы несете ответственность за ясность в отношении целей. Проконсультируйтесь с другим членом команды, если вам нужно; немного дополнительного времени на передней панели сэкономит больше времени на заднем конце.
2) Проведите в два раза больше времени в списке участников, как обычно. Спросите себя, тщательно: все эти люди действительно должны присутствовать? Или некоторые из них могут сразу получить краткое резюме или быстрый вызов? Если вы можете сократить полчаса списка собраний, скажем, четырех человек, присутствие которых не является существенным, это два часа рабочего времени, которые без труда возвращаются компании.
3) Запланируйте встречу в течение половины времени, когда вы первоначально планировали. Встречи подобны аккордеонам – они естественным образом растягиваются, чтобы заполнить выделенное пространство. Если вы планируете встречу в течение часа, вы, вероятно, займете все это время, даже если справедливая сумма состоит из любезного, случайного не по теме обсуждения. По всей вероятности, если вы запланируете ту же встречу в течение 30 минут, вы сделаете то, что вам нужно, в более сжатый период времени. Когда я был в корпоративном мире, я регулярно сокращал время встречи и редко разочаровывался. Попробуйте двухчасовые встречи в час, одночасовые встречи в 30 минут и 30-минутные встречи в 15. Мое сильное подозрение – они будут хорошо работать.
4) Не начинайте опоздать на 1 секунду. Слишком много времени тратится на поздних прибытий. Раньше меня сбивали с толку, что некоторые люди обычно опоздали, поэтому регулярно тратили примерно 5-10 минут на всю группу – и наказывали пунктуальность. Простое решение? Не ждите опоздавших. Начните с насадки, которую вы запланировали. Достаточно скоро люди получат эту идею … никто не любит смущаться, в то время как в разгаре явной дискуссии. Сделайте это несколько раз, и у вас будет репутация быстроты. Я знал многочисленных (хотя и не достаточно) менеджеров, у которых была супер-пунктуальная репутация, и их уважали за это.
5) Подумайте – если это подходит для ваших деловых потребностей – проведение стенда-встречи. Там действительно интригующие исследования показывают, что стендовые встречи могут быть более эффективными. В одном исследовании группы, которые стояли, занимали примерно на треть меньше времени для принятия решений, чем те, кто сидел … без потери качества решений. По соображениям материально-технического обеспечения постоянные встречи не всегда практичны, но их стоит рассмотреть.
Последняя мысль – и этот анализ всегда должен предшествовать пункту 1) – спросить себя: действительно ли нам нужна встреча вообще? Могут ли быть другие способы – несколько телефонных звонков, несколько неофициальных личных бесед, меморандум для команды, возможно, которые могли бы достичь тех же результатов, что и встреча? Конечно, есть много раз, что вам нужно полное собрание, но никогда не мешает навязывать дисциплину задавать этот вопрос.
Я признаю, что некоторые из этих предложений – оптимизация повесток дня и список участников – требуют от организатора собрания провести дополнительное время в интерфейсе, но я уверен, что организационная математика звучит:
Время, сэкономленное на собрании = время, полученное производителем, возвращается в компанию … и немного больше времени, проведенного на фронте, предпочтительнее, чем больше времени, затрачиваемого многими на заднем конце.
Эта статья впервые появилась на Forbes.com.
* * *
Виктор является автором «Руководителя« Типа Б »: успешно проходит в мире типа« А »(Prentice Hall Press).
Узнайте, почему Howling Wolf Management Training назван тем, чем он является.
