«Вот моя проблема с электронной почтой», Джейн *, мой друг-юрист, недавно рассказала мне: «Я открываю Outlook, чтобы быстро проверить мою электронную почту, но затем я прочитал электронное письмо со ссылкой, я следую ссылке, а затем Я теряюсь в Интернете часами ».
«Моя работа заключается в том, чтобы быть на электронной почте, – продолжала Джейн, – как я могу не попасться на крючок?»
В моей недавней статье «Копирование с перегрузкой электронной почты» я предположил, что лучше проводить массовую обработку электронной почты по расписанию в течение дня, чем читать каждое электронное письмо, когда оно приходит.
Сначала Джейн, как и большинство юристов, и многие другие люди, которых я знаю, чувствовали, что она постоянно должна быть в электронной почте. Но, подумав об этом, она призналась, что никто не заметит, не была ли она. Привлечение часовых перерывов по электронной почте в течение всего дня было бы хорошим способом освободиться от других, более продуманной работы.
Но Джейн нуждалась в том, чтобы эффективно получать электронную почту. Я экспериментировал со следующим процессом и хочу поделиться им с несколькими правилами и обычными инструментами, которые помогают мне оставаться продуктивными, значимыми и эффективными в моих обменах по электронной почте. В первый раз, когда вы это сделаете, это может занять несколько часов, так как у вас может быть много работы. Но после первоначальной работы вы сможете быстро двигаться. Обычно я планирую 30 минут утром, в середине дня, а днем - по электронной почте. Вот как я использую это время:
1. Отправить: я запускаю свой таймер и начинаю писать письма, которые планировал отправить. Это часто включает в себя последующие мероприятия для встреч, благодарственные заметки, вопросы, а также планирование и другие запросы. Я делаю это сначала, так что, если кто-то сразу вернется ко мне, у меня будет время ответить, пока я все еще нахожусь в 30-минутном периоде электронной почты.
2. Удалить: Затем я быстро просматриваю строки «subject» и «from» в письмах в своем почтовом ящике и сразу удаляю те, которые, как я знаю, я не хочу тратить время на чтение, в том числе на электронные письма и безличные взрывы. – спросил он. Этот шаг занимает всего несколько секунд, но значительно уменьшает объем электронной почты.
3. Ответьте: я прилагаю все усилия, чтобы ответить на каждое электронное письмо, которое приходит прямо ко мне, даже если это означает просто написать «Спасибо». Поскольку вы выбираете электронные письма, чтобы выбрать, что отвечать на первое время, я начинаю с самых последних и работай мой путь вниз. На данный момент я не нажимаю на какие-либо ссылки в электронных письмах, и я не читаю длинные статьи; Я сохраняю это для шага 5 ниже.
4. Файл. Как только я открываю письмо, я не оставляю его в своем почтовом ящике. Я обнаружил, что, когда я оставлял электронные письма в своем почтовом ящике, я перечитывал их повторно каждый раз, когда я открывал свой адрес электронной почты, и каждый раз я терял больше времени, пытаясь решить, как с ним справиться. Поэтому я либо удаляю его, либо перемещаю в другую папку, которую я настраивал, ожидая, читаю, когда-нибудь, путешествую, зависит от клиента. Каждый раз, когда я просматриваю свой адрес электронной почты, моя цель – очистить почтовый ящик.
5. Прочитайте и выполните следующие действия: в любое время, которое я оставил до того, как мой таймер отключится, я просматриваю свои папки, не входящие в папку «Входящие», просматривая бюллетени, нажимая ссылки и отслеживая сообщения в моем «ожидающем» файле.
Конец: Когда мой таймер обратного отсчета звучит, я закрываю свою программу электронной почты. Как только я закончу, я не вернусь к своей электронной почте – на любом устройстве – до следующей запланированной сессии.
Когда я проходил этот процесс, я стараюсь не использовать электронную почту, чтобы дать кому-то отрицательную обратную связь, и я редко отвечаю на отрицательную обратную связь по электронной почте. Электронная почта – отличный инструмент для транзакционных разговоров (где мы должны пообедать?), Делиться информацией (вот этот файл, есть кто-то, с кем я хочу, чтобы вы встретились), или проявление признательности (вы говорили на этой встрече мощно, меня трогает ваша поддержка-спасибо). Для чего-то еще вам лучше позвонить или поговорить с кем-то лицом к лицу. Я также делаю все возможное, чтобы никогда не возвращаться с кем-то по электронной почте о чем-то более двух-трех раз. Если он ушел так далеко, обычно лучше забрать телефон.
Есть несколько обычных инструментов, которые я использую, которые я нашел полезными при переходе по электронной почте быстро:
Подписи: большинство почтовых программ имеют возможность создавать несколько подписей, которые вы можете выбрать в нижней части письма. Я настроил несколько подписей, которые я использую в качестве ответов на обычные электронные письма, которые я получаю. Например, у меня есть письменный ответ на людей, которые спрашивают о присоединении к моей компании, хотят, чтобы я просмотрел их книгу, выразил признательность за написанное мною и т. Д. Я часто настраиваю эти письма на основе отправителя, но основная часть моего ответа уже написано.
Правила. В большинстве почтовых программ также есть правила, при которых вы можете автоматически отправлять электронные письма, соответствующие определенным критериям, в другие папки. Например, когда я отправляю свой еженедельный адрес электронной почты, связывающий людей с новой статьей, которую я написал, я получаю несколько ответов «вне офиса». Я установил правило, которое отправляет любое письмо с «вне офиса» в строке темы непосредственно в корзину. Таким образом, мне не нужно тратить время на его обработку.
Таймер: Это важно, чтобы оставаться в пределах моих 30-минутных временных рамок. Когда я не использовал таймер, было слишком легко просто продолжать идти.
Если вы похожи на меня и Джейн – если вы обнаружите, что письмо имеет возможность отнять ваше время и производительность, попробуйте поэкспериментировать с этим процессом, настроив его, пока он не будет работать для вас. Небольшая структура может быть единственной разницей между электронной почтой, которая является полезным инструментом. , или расточительный.
* Название изменено
Первоначально опубликовано в Harvard Business Review
