В моей работе с руководителями, руководителями и сотрудниками жалоба номер один – это встречи, в частности, как они пустая трата времени. И хотя рецессия привела к снижению уровня сотрудников, спрос на время встречи не изменился. Как однажды сказал известный экономист Джон Кеннет Гэлбрейт, «встречи необходимы, если вы не хотите ничего делать».
В опросе, опубликованном на отраслевой неделе 2000 года, руководители утверждали, что по меньшей мере 30% времени, проведенного на собраниях, было пустой тратой времени. Согласно опросу руководителей 3M Meeting Network, 25-50% времени, потраченного на встречи, тратятся впустую. Согласно опросу Office Team, подразделению Robert Half International, 45% опрошенных топ-менеджеров заявили, что их сотрудники будут более продуктивными, если их фирмы будут запрещать встречи в течение минимум одного дня в неделю.
Майк Фигюдо, написав в SmartBrief о лидерстве, провел опрос, задающий этот вопрос: «Сколько времени вы проводите на повторяющихся встречах?» Он был потрясен результатами. Тридцать процентов респондентов тратят от 30 до 75% своего времени на повторных встречах. Он утверждает, что большая часть этого времени является пустой тратой денег. Фиглиудо рассчитывает стоимость, принимая общую ежегодную компенсацию каждого из участников собрания, делясь на 250 дней в году и разделяя ее на 8-часовой рабочий день. Используя пример типичной компании старших менеджеров, ежемесячная 2-часовая встреча персонала стоила компании 180 тыс. Долларов в год. Figliudo спрашивает, является ли результат производительности инвестиций?
И исследование мозга может предоставить нам еще одну причину отсутствия встреч. Исследование психолога Университета Миннесоты Кэтлин Фохс и ее коллег, а также других нейробиологов указывает на то, что мы имеем ограниченное количество познавательных или то, что они называют «исполнительными» ресурсами. Один из них истощается, мы принимаем плохие решения или выборы. Деловые встречи требуют, чтобы люди совершали, фокусировали и принимали решения, при этом мало или вообще не уделяли внимания истощению конечных познавательных ресурсов участников, особенно если встречи длинные. Поэтому, если это так, трех-четырехчасовые совещания по проекту могут быть контрпродуктивными.
Если встречи абсолютно необходимы, руководители, ответственные за них, должны эффективно управлять встречами и быть умелыми групповыми процессами, что, по моему опыту, большинству руководителей не обучено делать. Вот несколько полезных советов для встреч:
1. Не проводите собрание, если это необходимо. Избегайте повторных встреч
2. Четко изложите результаты и цель встречи.
3. Попросите кого-нибудь запустить встречу, которая квалифицирована в групповом процессе
4. Распространяйте конкретную повестку дня, включая предполагаемые результаты, заранее
5. Не используйте собрания для распространения информации или предоставления обновлений или ведения домашнего хозяйства на низком уровне – делайте это по электронной почте
6. Проведите встречи перед обедом, чтобы люди оценили ограниченное время
7. При необходимости используйте столы для встреч без стульев или столов
8. Ограничьте встречи до одного часа
9. Всегда начинайте и заканчивайте встречи в объявленные времена
По большей части исследования показывают, что встречи на самом деле могут быть контрпродуктивными, и люди им не нравятся. Если вам нужно их удерживать, контролируйте их.
