Слишком много писем? 7 советов по успешному управлению электронной почтой

Вы ежедневно получаете от десятков до сотен писем? Кажется ли, что непропорциональное количество вашего профессионального времени тратится на чтение и ответ на сообщения? Вы когда-нибудь отправляли горячую или неаккуратную электронную почту, которую вы хотели бы вернуть? Ниже приведены семь советов по управлению электронной почтой, которые помогут вам сэкономить время и повысить производительность, извлеченные из моей книги: (нажмите на заголовок) «Уверенные коммуникативные навыки на рабочем месте». Не все эти предложения могут применяться к вашей конкретной ситуации. Просто возьмите те идеи, которые вы можете использовать, и оставите все остальное.

1. Создавайте регулярный блок времени каждый день, чтобы отвечать на электронные письма.

Одной из самых трудоемких задач по снижению производительности на рабочем месте является ответ на отдельные электронные письма, которые они приходят в течение дня. Вообще говоря, если ваша работа не связана с электронной почтой, количество времени, затрачиваемого на электронные письма, не должно превышать двадцать пять процентов рабочего дня. Создавайте регулярный полк ответов на электронные письма только в течение определенного периода каждый день. Это отдельно от важных писем, которые вы инициируете, которые могут быть написаны в любое время. Иногда может быть исключение, например, когда у вас есть важный адрес от вашего босса или клиента. По большей части, однако, придерживайтесь временных рамок, чтобы вы могли быть более эффективными с вашей работой.

2. Приоритет ваших писем и ответьте только на самое важное.

• Я бы хотел, чтобы я не сказал это
• Является ли религия оправданием лени?
• Что хотят мальчики?
• Привлекательный коктейль
• Допамин и каникулы: 8 советов для наслаждения отдыхом

Во время вашего назначенного времени электронной почты назначьте приоритетные входящие письма как «A: ответьте», «B: ответьте» или «C: можете ответить». Сосредоточьтесь на ответе на все «A» и некоторые из «B», s. Пропустите «C». Одним из важнейших правил управления временем является отделить важное от срочного. Располагая приоритеты ваших писем и отвечая только на самые важные сообщения, вы можете значительно увеличить свою производительность.

3. Ответьте на свои электронные письма не индивидуально, а в партиях.

Если вы получаете несколько писем от сотрудника или команды каждый день, ответьте всего одним ответом. В одном сообщении указаны ваши ответы на все последние корреспонденции. После того, как вы начнете эту практику, не удивляйтесь, если некоторые из ваших коллег следуют вашему примеру, что приведет к общему уменьшению трафика электронной почты.

• Десять причин найти благодарность, несмотря на удар по выборам
• Как справиться с гневом
• Принятие решений 101
• Сделайте части того, как вы беспокоите вас или других?
• Почему нам нужны добрые и сострадательные лидеры

4. Пусть ваши коллеги знают, что вы отвечаете только на электронные письма в определенное время суток.

Этот совет может быть или не быть уместным в вашей конкретной ситуации, но это стоит рассмотреть. С коллегами, которые ожидают мгновенных ответов по электронной почте на регулярной основе, сообщите им, что у вас установлен набор расписания для ответов на сообщения. Некоторым сотрудникам нравится отправлять потоки коротких писем и ожидать, что вы ответите на них каждый назад, как будто вы разговариваете или отправляете текстовые сообщения. Другие могут отправлять вам по электронной почте подробные запросы и ожидать, что вы сразу ответите. Оба поведения демонстрируют пренебрежение вашим временем. Есть временное руководство, говорящее: «Плохое планирование с вашей стороны не представляет собой чрезвычайную ситуацию с моей стороны». Вы отвечаете за свое время. Придерживайтесь своего расписания электронной почты и научите своих коллег уважать это.

5. Сохраните и просмотрите наиболее важные сообщения, прежде чем нажимать «Отправить».

Наше письмо является важным аспектом нашего профессионального бренда. Сообщения, которые содержат множественные ошибки написания, грамматики и других писем, могут создать представление о том, что автор небрежен, импульсивен или просто плохой писатель, а не впечатления, которые вы хотите создать, если вы желаете профессионального уважения и продвижения. Прежде чем отправить важное электронное письмо, сохраните его, сделайте что-нибудь еще в течение нескольких минут, затем вернитесь и прочитайте доказательство. Вы можете быть удивлены и освобождены от ошибок, которые вы обнаружите.

6. Рассматривайте каждую связанную с работой электронную почту как потенциальную общедоступную информацию.

Сообщения, которые вы отправляете и получаете через электронную почту компании, являются собственностью вашего работодателя. Их можно контролировать, помечать, а в некоторых случаях использовать в качестве доказательств для поддержки карательных мер или судебных исков. Совместное исследование Американской ассоциации менеджмента и Института электронной политики показало, что две из трех компаний контролируют использование Интернета. Кроме того, ваши коллеги могут показывать или пересылать ваши «конфиденциальные» электронные письма другим пользователям без вашего разрешения.

Избегайте писать сообщения в электронной почте вашей компании, которые сердятся на тон, атакуют словами, сплетничают по своей природе или оскорбительны в юморе. Самое главное, избегать утечки конфиденциальной или конфиденциальной информации о компании тем, кто не уполномочен знать. Если вы считаете, что письмо, которое вы собираетесь отправить, потенциально может вызвать у вас проблемы, может быть разумно нажать «удалить» вместо этого. То же самое относится к вашим мгновенным сообщениям и действиям в социальных сетях через собственность компании.

Подробнее о том, как обращаться с трудными коллегами и менеджерами, см. Мою книгу (нажмите на заголовок): «Как эффективно общаться и обращаться с трудными людьми».

7. Рассмотрите заявление о брендинге как часть вашей электронной почты.

В подписной части каждого рабочего электронного письма, которое вы отправляете, это интеллектуальный брендинг, включающий краткое заявление, которое представляет ваше профессиональное видение или ценности. Они индивидуализируют, кто вы для получателя, и служат напоминанием о вашем продукте или услуге. Некоторые профессионалы также включают персонализированный логотип. Вот два примера:

Молли Причард, компания роста и приключений
«Обучение никогда не истощает ум». – Леонардо да Винчи

Мари Луиза Диас, автор и блоггер
Разделять истории простых женщин с необычайной храбростью.

В заключение, если вы наводнены рабочими электронными письмами, вы можете либо контролировать их, либо позволить им контролировать вас. Проницательный профессионал умело управляет электронными письмами и, как результат, увеличивает как качественную, так и количественную работу. Это один из аспектов успеха руководства.

Подробнее о профессиональном успехе см. В моих книгах (нажмите на заголовки):

«Уверенное общение на рабочем месте»

«Уверенное общение для женщин-профессионалов».

Подписывайтесь на меня на Twitter, Facebook и LinkedIn!

Престон Ni, MSBA доступен в качестве ведущего, ведущего семинара и частного тренера. Для получения дополнительной информации напишите на [email protected] или посетите сайт www.nipreston.com.

© 2012 автор Preston C. Ni. Все права защищены во всем мире. Нарушение авторских прав может подвергнуть нарушителя судебному преследованию.

__________________________________________________________________________________