Бизнес / Технологии: радости (и эффективность) одиночной задачи

Установив в предыдущей статье, что большинство людей называют многозадачность, не является самым продуктивным и эффективным способом работы, следующим вопросом, который я хочу рассмотреть, является то, как эффективно заниматься единой задачей. Ответ, безусловно, не ракетостроение; это просто требует приоритезации, делегирования, сосредоточения внимания и, что наиболее важно, приверженности и дисциплины. Но, как и в большинстве вещей в жизни, одно задание легче сказать, чем сделать.

Запустить единую задачу

Хорошей отправной точкой при попытке стать однозадачным является переосмысление того, как вы структурируете свой день. Во-первых, уделите приоритетное внимание вашей повседневной деятельности. Если вы похожи на большинство технологов, у вас есть такая уверенность в своей способности быть продуктивной, что вы планируете гораздо больше делать, чем можете на самом деле сделать. Добавьте в ежедневные кризисы плюс так называемую многозадачность, и у вас мало шансов завершить все в своем ежедневном календаре. В конце концов вы переоцениваете свои возможности и разочаровываетесь в конце дня, потому что ваша работа не соответствует качеству, которое вы ожидаете от себя, или вы не смогли проверить все в своем списке задач.

Вместо того, чтобы впадать в этот образец, я призываю вас недооценить то, что вы можете выполнить, – все равно будет много, – и в конце дня приятно удивляйтесь, как много вы делаете. Дополнительный бонус заключается в том, что вы будете менее стрессовыми, получите больше удовольствия от своего дня и получите более качественную работу для загрузки. Поэтому ранжируйте свои предстоящие задачи, основываясь на том, насколько они важны, когда они должны быть выполнены, и сколько времени они предпримут, чтобы закончить. Затем выберите действия, которые занимают самое высокое место в списке приоритетов и обязуются завершить их независимо от возможных отвлекающих факторов, которые могут возникнуть. Если вы выполняете задачи с наивысшим приоритетом, вы можете решать проблемы с более низким приоритетом (или действительно жить на краю и оставлять работу немного раньше обычного!).

Во-вторых, будьте избирательными в ответ на то, что вы воспринимаете как кризисы. Вы знаете, что большая часть того, что разрушает день, – это неожиданные «огни», которые должны быть немедленно устранены. Эти непредвиденные события нарушают ваш фокус, занимают время и откладывают график, часто до тех пор, пока вы не можете догнать. Но, по моему опыту в деловом мире, я обнаружил, что многие из так называемых кризисов не так катастрофичны, как кажутся, и их можно было бы решать позднее или делегировать сотрудникам. Напомните себе, что чрезвычайная ситуация на чужой стороне не обязательно представляет собой чрезвычайную ситуацию для вас. Поэтому будьте ясны в определении кризиса и будьте готовы отложить те, которые не совсем поняли этот бар.

Затем используйте своего административного помощника – если у вас есть один – в качестве привратника. Я обнаружил, что есть несколько людей, более важных, чем компетентный и сильный «администратор». Обучая своего администратора своим новым навыкам работы, он или она может отвратить ненужных посетителей и невозвратные звонки, а также отслеживать вашу электронную почту, повторное задание в случае, если существует реальная чрезвычайная ситуация, требующая вашего внимания.

В-четвертых, если вы работаете с командой, делегируйте как можно больше, чтобы сократить кучу работы на вашем столе. Я обнаружил, что это часто вызов для технологов по нескольким причинам. Вы можете любить делать все и не пропустить. Вы можете поверить, что вы единственная в своей команде, способная выполнить задачу по вашим строгим стандартам. Или вы можете быть контрольным уродцем, который просто должен быть на вершине каждой мелочи на вашем экране радара.

Но делегирование является беспроигрышным. Вы освобождаетесь, чтобы сосредоточиться на действительно важной работе, повышая тем самым вашу производительность и эффективность. Вы менее напряжённым и более креативным. Ваша команда выигрывает еще больше: они чувствуют себя уполномоченными, потому что вы проявили веру в свои способности. Ваша команда получает ценный опыт, который делает их еще более способными. Вы на самом деле делаете то, что должны делать команды, т. Е. Работать вместе. И вместе, вы и ваша команда получите намного больше.

Максимизировать фокус

Теперь, когда вы создали основу для эффективной одиночной задачи, следующим шагом будет структурирование вашей непосредственной среды таким образом, чтобы максимизировать вашу способность фокусировать и минимизировать потенциальные отвлекающие факторы. Вот некоторые из наиболее распространенных многозадачных отвлекающих и рекомендуемых решений:

  • Люди приходят и выходят из вашего офиса или идут по вашей кабине. Решение: закройте дверцу офиса или сконфигурируйте свою кабину, чтобы вы оказались вдали от отверстия.
  • Неудобное рабочее пространство. Решение. Определите и создайте настройку, в которой вы наиболее удобны и продуктивны, например, хорошо освещенная комната, в удобном кресле или с вашей обувью.
  • luttered рабочее пространство. Решение: организуйте свое рабочее пространство таким образом, чтобы вы могли работать эффективно, с легким доступом к имеющейся информации и минимальным отвлекающим беспорядком.
  • Навязчивое и частое желание проверить свой смартфон. Решение: отключите его в течение периодов, когда вам нужно сосредоточиться на другой задаче.
  • Слишком много задач в поле зрения. Решение: очистите стол от всего, кроме того, что сразу же относится к задаче.

Он принимает дисциплину и практику

Помните, когда вы учились в старшей школе, и ваши родители всегда заходили в вашу комнату, чтобы посмотреть, работаете ли вы? Не было бы здорово, если бы они это сделали сейчас? Они будут обеспечивать дисциплину и заставляют вас сосредоточиться на одной задаче за раз. К сожалению, вы, вероятно, сейчас сами по себе и, как результат, должны дисциплинировать себя. Это, безусловно, может быть проблемой в среде с тем, что кажется слишком многого, что нужно сделать, и не хватает времени для их выполнения.

Не думайте ни на минуту, что реализация этих изменений будет легкой. Как и многие технологи, вы можете быть многозадачным наркоманом, чувствуя постоянное стремление проверить свою электронную почту, ознакомиться с новейшими технологическими новостями или связаться с коллегами. Но, как и в случае с большинством «зависимостей», признание и принятие являются первыми шагами к «излечению».

Я бы не рекомендовал пытаться сломать вашу многозадачную «холодную» холодную индейку. По-видимому, более эффективный подход является более эффективным. Выберите одну или две стратегии, которые я описал выше, и посвятите себя им. С посвящением, временем и практикой вы узнаете, как сосредоточиться более эффективно. И великая вещь, связанная с нарушением ваших многозадачных привычек, заключается в том, что ее преимущества очевидны и существенны.