Четыре организации «грехов» для начала совершения по назначению

Виновная совесть над плохими организационными привычками? Информатика может освободить вас.

Источник: Chansonnette / Flickr

Компьютерные науки обвиняют большую часть нашей современной психологической боли. Его одержимость автоматизацией сделала нашу карьеру более опасной. Его успех в соединении всех нас вместе также увеличил наше беспокойство, поставив нас в конкуренцию с лучшими поставщиками наших навыков и услуг во всем мире. И его гаджеты часто отвлекают наше внимание от плоти и крови других в комнате и на ее многочисленных экранах.

С яркой стороны он сделал нас более продуктивными, более тесно связал нас с далекими друзьями и семьей и значительно увеличил наши развлекательные возможности.

И информатика также предоставила другой, менее очевидный, утешительный приз. Это может помочь нам уменьшить количество вины, которое мы чувствуем в результате дезорганизации, и оно может сделать это, по крайней мере, двумя способами.

Во-первых, компьютерные ученые обнаружили, что некоторые из наших «ленивых» организационных привычек на самом деле довольно близки к оптимальным. И это означает, что мы можем продолжать лениться, но без всякой вины!

• Грейс Джубарн по эмоциональной свободе
• Высказываться!
• Сон, как ребенок с лактием и магнием
• Почему дискомфорт может быть так хорош для вас
• Выбор терапии и терапевта

И, во-вторых, в некоторых местах, где мы могли бы быть лучше организованы, мы можем использовать некоторые из своих супер простых хранилищ данных и поисковых трюков.

Вот четыре организационных «греха», о которых мы должны меньше беспокоиться и, возможно, даже начинаем сознательно:

1. Коробки в вашем гараже, чердаке или подвале

Источник: Джо Кроуфорд / Flickr

У многих из нас есть коробки в наших гаражах, чердаках или подвалах. И мы чувствуем себя виноватыми в этом. И серьезно, почему мы держимся за это? И что еще в этих коробках?

• Как симптомы являются решениями
• Мой лучший совет для выпускников: 12 советов для счастливой жизни
• Как бороться с оскорбительными, нарциссическими и враждебными боссами
• Любовь без будущего
• Сокращение потребления алкоголя или наркотиков естественным путем

Информатика говорит нам расслабиться. Наличие ящиков в наших гаражах намного лучше, чем наличие всего этого материала в наших жилых помещениях. И это, вероятно, не больно ничего, просто сидя там.

Сохранение в гараже коробки из разных материалов – это то, что компьютерные ученые называют техникой «кэширования». «Кэш» – это просто место для хранения вещей. И кэши используются для ускорения хранения и извлечения данных.

В случае компьютера, чем больше его рабочая память, тем дольше требуется поиск через эту рабочую память, чтобы найти нужные вещи. Но чем меньше рабочая память, тем меньше вероятность того, что необходимая информация будет в рабочей памяти.

Это хороший старомодный компромисс. И компьютерные ученые сделали все возможное из этого компромисса, используя что-то называемое многоуровневое кэширование. Они сохраняют рабочую память довольно маленькой, поэтому она может быть молниеносной, но достаточно большой, чтобы получить большую часть наиболее часто требуемой информации.

Затем они будут хранить информацию, которая используется немного реже (но все же несколько) в более крупном (и несколько медленном) кеше.

И информация, которая редко нужна, может храниться в очень большом кеше (на жестком диске). Когда вам нужно что-то из этого очень большого кеша, потребуется некоторое время (в компьютерное время), чтобы найти то, что вам нужно, но надежда состоит в том, что этого не произойдет очень часто.

На многих компьютерах имеется 5 или 6 уровней кэширования, чтобы улучшить время хранения и поиска.

Точно так же мы можем думать о коробках в нашем гараже как о кешировании наших вещей. Это для того, что нам может понадобиться или не понадобится в течение следующего года или двух. Если нам что-то нужно в одном из этих ящиков, может потребоваться некоторое время (в человеческое время), чтобы найти его, но, если нам это не нужно очень часто, это будет не так много хлопот. И самый грязный маленький секрет, который большинство из нас знает, – это то, что нам редко нужно получить доступ к вещам в этих коробках в наших гаражах.

Практика хранения коробки или двух или 10 в гараже имеет два больших преимущества.

Во-первых, если мы свободны вкладывать вещи в коробки в нашем гараже, это может уменьшить количество вещей, которые у нас есть в наших жилых и рабочих помещениях, а это значит, что гораздо проще управлять тем, что имеет наибольшее значение.

Во-вторых, эта практика облегчает выбор, поскольку мы де-загромождаем. Если вы следуете методу де-загромождения метода Getting Things Done, вы будете в основном выполнять одну из трех вещей с каждым элементом: 1) держать его в живом / рабочем пространстве, 2) избавиться от него, 3) сохранить его в когда-нибудь / возможно или, возможно, позже. (Блок-схема алгоритма Дэвида Аллена для обработки почтового ящика сложнее, чем мой блеск, но его можно переустановить для этой более простой версии для многих целей.)

Некоторые организаторы не согласны с этим. Говорят, что вы должны только касаться вещей однажды (OTTO), и либо положить что-то на место, либо выбросить.

Но OTTO может превратить дискуссионную сессию в длинный приступ мучительного принятия решений. И это может привести к сожалению, если мы что-то бросим, ​​а потом осознаем, что нам это нужно.

Лучшее правило (если у вас есть пространство): «Если сомневаетесь, поставьте его в коробку в гараже». Это делает супер-беспорядок супер простым. Если это очевидный удержание, уберите его. Если это явный мусор, выбросьте его. В противном случае, поставьте его в коробку в гараже.

Теперь, в конце концов, вы захотите избавиться от некоторых из этих ящиков в гараже. Но это тоже легко. Начните с того, что было там самое длинное (может быть, два-три года), и пройти через него. Скорее всего, вы почти мгновенно решите избавиться от 90 процентов этого. Возможно, вы вернете один или два сентиментальных предмета обратно в свое жилое пространство. И вы можете сбросить несколько предметов, которые вы все еще не уверены в одном из других ящиков в вашем гараже.

Является ли этот совет революционным? Нет. Вероятно, вы уже это делали. Но вы делали это с чувством вины. Теперь вы можете сделать это нарочно.

2. Груды бумаг на вашем столе (или несортированные документы в коробке банкира).

Источник: Джеффри Билл / Фликр

Раньше я собирал документы, такие как выписки из банковских счетов, статьи, руководства для владельцев, и налоговые формы в папке «Исходящие» и собирался отложить их, возможно, еженедельно. Что в итоге произошло, так это то, что я положил их в ящик банкира, который я обрабатывал, возможно, один раз в год, если это так. И я всегда чувствовал себя виноватым в этой несортированной коробке документов и инструкций владельцев, сидящих в углу моего домашнего офиса.

Сегодня я делаю почти то же самое, но теперь я не чувствую никакой вины в этом, потому что теперь я могу это оправдать. Computer Science говорит мне, что это поведение на самом деле довольно близко к оптимальному.

Почему он близок к оптимальному? Ты угадал. Это форма кэширования. Но более того, это также вопрос того, как он самопроизвольно организует себя.

«Это не организовано, это просто куча», – говорите вы. Ну, куча организована. И он организован в соответствии с замечательно эффективным принципом, что Брайан Кристиан и Том Гриффит (и многие другие компьютерные ученые) называют «Least Recent Used» (LRU) (что означает, что наименее недавно используемые вещи опускаются на дно).

Это происходит не часто, но иногда мне нужны некоторые вещи в коробке. И я обнаружил то же самое, что давно обнаружили компьютерные ученые. Я не знаю, существует ли здесь глубокая универсальная правда, или если это просто любознательная черта человеческой природы, но, похоже, это справедливо в самых разных случаях. Если мы ничего не знаем, кроме факта, что у нас есть стек LRU, и что нам нужно что-то из этого стека, наиболее вероятное место, чтобы найти эту вещь на самом верху. Следующее, скорее всего, место, чтобы найти его, является вторым сверху. И так далее.

И это означает, что бросать вещи сверху, после того как вы их использовали, как правило, является чрезвычайно эффективным способом хранения вещей. Когда вы выполняете поиск в стеке, вы выполняете поиск по одной вещи за раз в стек. И как раз так бывает, что вещи, в которых мы нуждаемся, скорее всего будут к вершине стека, чем к дну. Таким образом, время поиска обычно остается довольно низким.

Теперь, если вы пройдете полный год между подачей заявки, как я делаю (я использую налоговый сезон в качестве моего триггера), вы, скорее всего, обнаружите, что не потратили столько времени на поиск предметов в коробке в течение года, и вы потратили почти нет времени на его хранение. На самом деле, если вы похожи на меня, вы потратили бы гораздо меньше времени на управление бумажными документами, чем это было бы, если бы вы религиозно подавали вещи ежедневно или еженедельно.

И вот еще один трюк. Когда я обрабатываю свой ящик, я переворачиваю стек вверх ногами. Я нахожу, что легче принимать решения о том, что делать с вещами, которые я не коснулся в течение года, чем с вещами, которые я обработал совсем недавно. Фактически, хорошая часть наименее недавно использованных документов просто попадает в корзину. Когда я переворачиваю стек вверх дном, я могу обработать хорошие две трети его за 10 или 20 минут. И, если я чувствую себя ленивым, я могу снова перевернуть последнюю треть и снова положить его в ящик, готовый добавить на него новые вещи. Я всегда могу обработать эти документы в следующем году.

Конечно, ваш пробег может измениться. Мне не нужно многократно обращаться ко многим документам. Если вы это сделаете, вы можете захотеть подать несколько чаще.

3. «Неорганизованная» одежда в вашем шкафу (или книги на книжной полке)

Источник: Quinntheislander / Pixabay

Некоторые организаторы, такие как Марта Стюарт, советуют нам хранить «как с подобными» в наших шкафах. Положите свои рубашки с пуговицами с вашими пуговицами. Наденьте футболки на свои футболки. Положи свои юбки с юбками, ваши брюки с вашими брюками и джинсы с джинсами.

Неизбежно, через несколько недель после организации нашей одежды схема «как с подобным» распадается, пока у нас не будет какого-то странного гибрида между организованными и случайными. То же самое происходит с нашими книгами на наших книжных полках. И когда шкаф не организован так, как мы думаем, это может привести нас в бешенство.

Оказывается, мы можем использовать урок из последнего раздела, чтобы упростить организацию. Кристиан и Гриффитс говорят нам, что вместо группировки, как с подобными, мы можем использовать стек, чтобы организовать нашу одежду и книги. Кроме того, на этот раз вместо вертикального стека мы будем использовать горизонтальный стек.

Как только мы получим чистое белье на вешалках, вместо того, чтобы надеть наши рубашки с пуговицами на наши рубашки с пуговицами, мы просто повесим всю нашу недавно очищенную одежду вместе на одном конце нашего шкафа (спереди или слева, возможно). И со временем одежда, которую мы носим чаще всего, волшебным образом будет сосредоточена в левом или переднем конце шкафа, а одежда, которую мы никогда не носите, волшебным образом переместится вправо или назад в шкаф.

Затем, если мы хотим каждый год сдавать какую-то одежду, мы будем знать, куда идти, чтобы получить одежду, которую мы хотим пожертвовать, – правую половину или заднюю половину стойки.

Теперь, если выбор одежды сильно сезонный, вы можете играть по другой схеме. Но для тех, кто имеет тенденцию носить такую ​​же одежду месяц и месяц, эту суперпростую схему трудно превзойти.

Если ваша цель состоит в том, чтобы тратить меньше времени на хранение и извлечение одежды (в противоположность, скажем, на то, чтобы иметь друзей «ooh» и «ahh», насколько хорошо организована ваша шкаф), попробуйте LRU.

Я оставлю это упражнение для читателя, чтобы выяснить, как использовать тот же принцип для организации книг на книжной полке.

4. «Неорганизованная» электронная почта.

Источник: Бреннан Новак / Wikimedia Commons

Прежде чем Google запустил Gmail, большинство из нас взяло на себя очень громоздкую обязанность, которую мы в основном не смогли выполнить – организация нашей электронной почты в папки. Если вы по-прежнему пытаетесь сортировать свою электронную почту в папках, позвольте мне попытаться поговорить с вами.

Gmail рекомендует нам перемещать любое электронное письмо, которое мы хотим сохранить в одном большом архиве, а не в наборе разделенных папок. Другими словами, Google поощряет нас рассматривать наш электронный архив как одну большую коробку в гараже. Это всего лишь один большой, возможно, более поздний файл, но с тем преимуществом, что мы можем использовать компьютер для поиска вещей в коробке.

Единственная проблема с этой схемой заключается в том, что если наше письмо не содержит слов, которые легко запомнить для поиска, у нас может возникнуть проблема с его поиском. Решение Google заключается в том, чтобы позволить нам «пометить» наш документ незабываемым приложением. В некотором смысле, теги очень похожи на папки, но они отличаются по меньшей мере двумя важными способами. Во-первых, нам не нужно помечать что-то, чтобы найти его позже. Во-вторых, мы можем использовать несколько тегов для одного документа.

Еще одна причина, побуждающая к вине, которую есть у многих людей, заключается в том, чтобы добраться до «inbox zero».

Есть некоторые преимущества, связанные с тем, что вы попадаете в почтовый ящик с нулевым значением – он устраняет это чувство, когда в нашем почтовом ящике может появиться электронное письмо, на которое нам еще нужно ответить. Но помимо этого, это не так важно, как некоторые люди могут подумать. Наши почтовые ящики уже довольно хорошо организованы по дате поступления.

И, если мы хотим периодически сокращать размер наших почтовых ящиков, то, опять же, платит перевернуть стек вверх ногами, как мы это делали с ящиком банкира, полным документов. В этом случае это означает начало со дна нашего почтового ящика и работа вверх.

Если мы начнем снизу, мы, скорее всего, сможем просто удалить или архивировать большую часть электронных писем внизу без каких-либо болезненных решений. (Подумайте обо всех этих напоминаниях, чьи сроки давно прошли.) Мы просто удалим и архивируем, удаляем и архивируем и вытаскиваем эту нечетную электронную почту, нам все равно нужно что-то сделать, и мы будем две трети быстро доберитесь в папке «Входящие». Тогда нам решать, хотим ли мы получить нуль в почтовом ящике, или если мы хотим оставить от 20 до 30 самых последних писем в папке «Входящие». (К настоящему времени вы, вероятно, можете догадаться, что я обычно делаю.)

Вывод

Таким образом, оказывается, что здесь и там платит, чтобы немного смягчить наши организационные стандарты. И кажется, что наши энергосберегающие мозги ящерицы могут знать больше, чем наши культурно-чувствительные неолитические мозги. Мы продолжаем надеяться на себя на себя, и мы чувствуем себя виноватыми за невыполнение этих ожиданий. Но наши ленивые мозги ящерицы знают лучше. И информатика может это доказать.