Как перестать тратить свое время на собрания

Источник: Wavebreakmedia / istockphoto

В мультфильме Дилберта офисный босс просит Кэрол, его секретаршу, назначить встречу. Когда она спрашивает, какова тема встречи, он отвечает: «Я планирую сплавить шесть сигм с бережливыми методами, чтобы устранить разрыв между нашей стратегией и целями». Кэрол отвечает так: «Я просто скажу« трата времени ».

По словам докладчиков TED Дэвида Грэди и Джейсона Фрида, средний исполнительный директор посещает 62 заседания в месяц, но более трети из них считаются ненужными или пустая трата времени. Учитывая, что руководители тратят 40-50% своего времени на собрания, это означает, что они тратят впустую более двух месяцев в году. Грейди и Фрид продолжают утверждать, что законопроект о плохих собраниях составляет 37 миллиардов долларов в год только в США. Плохие встречи крадут время и деньги.

Исследования показывают, что в среднем 15% коллективного времени организации тратится на собрания, и эта цифра увеличивается с каждым годом. В одном исследовании, опубликованном в Harvard Business Review, было подсчитано, сколько времени люди потратили на поддержку одной еженедельной исполнительной встречи в крупной организации на основе анализа календарей Outlook своих сотрудников. Он пришел к выводу, что колоссальные 300 000 часов в год были потрачены на поддержку этого единственного заседания с учетом нижестоящего каскада командных встреч, которые его вливали. Удивительно, что эта цифра включала только время встречи и исключала дополнительную подготовку. Как мы можем изменить тренд?

Работа назад не вперед

• Повторное насилие в СМИ
• Преступность, Гор и многое другое
• Дамы, хотите, чтобы ваш человек больше внимания уделял вам?
• Птицы, пули и плохой парень
• Диета и насилие

Начнем с четырех слов: «Давай встречу». Они кажутся невинными, но они, вероятно, вызывают больше проблем и теряют больше времени, чем любые другие предложения на рабочем месте. Вместо того, чтобы расспрашивать, нужна ли встреча, нормальный ответ: «Хорошая идея. Когда мы хотим этого, и кого мы должны пригласить?

Теперь, когда расплывчатое намерение («давайте встретимся») и широкая тема (например, «обзор проекта») были установлены, открываются дневники и предлагаются даты и имена. Кто-то говорит: «Пойдем ли мы туда через час?» и приглашения на календари отправляются. Когда ваша встреча в конечном итоге происходит, возникает любопытная и удивительная вещь: она длится ровно час. Это связано с тем, что разговор расширяется, как гигантская губка в воде, для заполнения выделенного времени. Эта сцена настолько нормальная, и ее воссоздают так много раз каждый день, что она едва вызывает мерцание возмущения, но она почти преступная по своей природе. Чтобы преобразовать культуру собрания, убедитесь, что заданы три вопроса перед отправкой приглашений:

1. Какова цель встречи? Это объясняет причину его наличия.
2. Каковы предполагаемые результаты? Это ответ на то, что вы хотите уйти.
3. Чья это встреча? Это говорит о том, кто ответственен за это.

Это совершенно другая концепция мышления, в которой вы думаете о направлении неопределенного намерения. Лучшие руководители и менеджеры следуют этому процессу отработки результатов, за которые они привержены. Например, сэр Дейв Брейлсфорд возглавляет Team Sky, который за последние пять лет выпустил трех победителей Tour de France. Неудивительно, что Брайлфорд описывает свою роль таким образом:

• Гипноз для сна?
• Когда политика и культура изнасилования сталкиваются
• Криминальная личность или так называемая «радикализация»?
• «Это больше, чем идеология для насильственного действия»
• Семь способов превзойти ваших наблюдателей

«Моя задача – посмотреть на лучшие вероятности, чтобы попытаться победить, представить кого-то на этом подиуме с желтой майкой, на Елисейских полях и оттуда оттуда».

Сначала выясните цель и результаты, а затем выясните, как их добиться. Вы можете практиковать этот подход в отношении любого проекта, и сделать это для встреч – это хорошее место для начала. Через некоторое время это становится образом жизни.

Уменьшить время и удвоить значение

Чтобы напомнить людям, что собрания стоят денег, были разработаны вариации в системе учета такси, которые рассчитывают стоимость встречи в реальном времени. Подключив годовую зарплату своим сотрудникам, вы просите присутствующих посещать часы, когда они приходят, и метр гаснет в углу, чтобы все могли видеть. Не доходя до такой длины, вы все равно можете взять на себя задачу сократить вдвое время, проведенное на собраниях, и удвоить их ценность. Вот семь вопросов, которые нужно задать:

1. Есть ли четкая цель и результат встречи? Если они не определены правильно, не планируйте встречу. Если вы находитесь в списке приглашений, попросите дополнительную информацию или отклоните приглашение.
2. Чья это встреча? Зная это, это дает преимущество. Если нет именованного лица, это будет не разговор, а не разговор.
3. Просили ли люди подготовить тот препарат, о котором просили? Если нет, перейдите к следующему пункту повестки дня или прекратите встречу. Таким образом, вы начинаете создавать культуру, в которой люди готовятся.
4. Для всех важно быть здесь? Если ответ «нет», оставьте собрание самостоятельно или сделайте его приемлемым для других людей, чтобы уйти. Таким образом, вы развиваете культуру, которая препятствует Stacking. Кроме того, большое мышление обычно возникает из небольших групп умных людей.
5. Нужно ли выделенное время? Не планируйте встречи в часовых приращениях только потому, что ваш календарь настроен таким образом. Запланируйте их, чтобы они были короче, или закончить рано, и дать людям некоторое время назад.
6. Нужно ли нам встречаться лично или мы можем дистанционно решить проблему? Лицо всегда предпочтительнее, но нет, если люди совершают однодневную поездку на одночасовую встречу. Вместо этого планируйте конференц-связь или встречу с видео.
7. У нас есть договоренности о том, как мы будем проводить встречу? Настройте его так, чтобы люди недвусмысленно встречались или выходили из него. Это занимает несколько секунд и не требует большой лекции. Мой первый запрос заключается в том, чтобы люди убрали свои устройства. Если они предпочитают быть на их телефоне, им лучше быть где-то в другом месте.

Если вы выполните следующие шаги, счетчик встреч по-прежнему будет галочкой, но у вас будет меньше встреч и более качественных разговоров. При этом вы можете игнорировать слова американского писателя и экономиста Томаса Соуэлла, который сказал, что люди, которые наслаждаются собраниями, не должны ничего контролировать.

Моя книга Blamestorming: почему разговоры идут не так и как их исправить, опубликованные Уоткинсом.

Чтобы подписаться на будущие блоги, посетите сайт www.conversationexpert.com (ссылка внешняя).

Следуйте за мной на Twitter @ Rob_Kendall

Рекомендации

Дэвид Грэди и Джейсон Фрид, «Экономическое влияние плохих встреч», TED talk, 17 ноября 2014 года, идеи.ted.com/theeconomic-impact-of-bad-meetings.

Майкл С Манкинс, «Это еженедельное собрание заняло 300 000 часов в год», Harvard Business Review, 29 апреля 2014 года.

Лоуренс Тобин, «Сэр Брэдли Виггинс из 2014 года Тур де Франс», Independent, 27 июня 2014 года.