Сроки проведения совещаний в рабочих группах: последствия для рабочего места

Соответствует ли ваша команда срокам? Что помогает свести группу к успеху?

Вы являетесь частью проектной команды или группы на работе или в школе? Если да, есть ли у вас разные стили стилей среди членов вашей группы, некоторые горячие отметки и сделаны раньше, другие ждут до последней минуты? Имеют ли члены вашей команды общее представление о задаче и сроках? Вы когда-нибудь предоставляли напоминания о прогрессе проекта в отношении времени? В недавнем исследовании были изучены все эти факторы при изучении того, как рабочие группы соблюдали установленные сроки.

Есть очень мало исследований, опубликованных о промедлении или своевременном завершении задачи в группах, но многие люди заинтересованы в эффекте наличия прокрастинатора в группе. В недавнем исследовании, опубликованном Жозетт Геверс, Кристелем Рутте и Венделиен ван Эрде (Технологический университет Эйндховена, Нидерланды), рассматривается проблема различных стилей временного задания задач. Несмотря на то, что они не говорят о промедлении конкретно, их меры и данные, безусловно, показывают многое о том, что происходит с группами, которые включают людей, которые предпочитают работать в последнюю минуту.

Вообще говоря, понятие «прокрастинатор» определялось особым стилем поведения. Из пяти стилей стимуляции, используемых в их исследовании, тот, который описывается как «Я выполняю большую часть работы за относительно короткое время до крайнего срока», безусловно, говорит о вопросе промедления. Конечно, здесь не рассматриваются все аспекты определения промедления. Например, нет никакого смысла в ненужной задержке или в том, что неизбежно будет подрывать производительность, однако большинство из нас может охарактеризовать эту последнюю минуту перед крайним сроком в качестве прокрастинатора в группе. Это в отличие от стиля стимуляции, описанного как «Я начинаю сразу и заканчиваю работу задолго до крайнего срока». Конечно, мы все знаем людей, которые характеризуют эти стили стимуляции и разные типы между этими крайностями. Мы работаем с ними ежедневно, и каждый из нас подходит где-то по этому континууму для любого данного проекта (и наша позиция может измениться в этом континууме на протяжении всей нашей карьеры или в зависимости от проекта).

• Что показывает мозг о вас?
• Как решить проблему разнообразия
• Вы виновный родитель?
• Второе обязательство по уходу
• Круг заботы, Круг доверия и ненасилие

Главное – командная работа включает в себя объединение людей с различным пониманием временных аспектов задач (например, понимание важности соблюдения сроков, времени выполнения задач и / или подзадачи, а также соответствующего времени и возможности выполнения задач) и это может создать проблемы при завершении задачи. Гэверс и ее коллеги ссылаются на понимание временных аспектов задачи как «общих временных познаний», и они утверждают, что есть два предшествующих этого общего понимания: 1) сходство стилей или предпочтений стимуляции и 2) использование временные напоминания.

Стиль стимуляции
Стиль стимуляции представляет предпочтение человека для распределения времени при выполнении задачи в отношении крайнего срока. Как я уже отмечал выше, это можно рассматривать на континууме из стиля раннего действия («начинать рано и делать это») до стиля, который мы можем обозначить как прокрастинатор («работа под давлением ближе к предельному сроку») ,

Временные напоминания
Временные напоминания – это тактика, используемая для контроля за работой группы в отношении прогресса и предстоящего срока. Например, члены группы могут обсуждать связанные с временем проблемы, напоминать друг другу о сроках и побуждать членов группы придерживаться завершения подзадачи в соответствии с запланированными для обеспечения своевременного завершения. Исследования показали, что разговоры о времени в целевых группах облегчают установление временных норм, и это обсуждение может способствовать сосредоточению внимания на задаче.

• Судьба Предрассудки?
• Воспитание одаренных детей: бесплатные материалы, альтернативный дизайн курса Часть 2
• Где вины?
• Дом – это где сердце, а где «дом»?
• Карта материнга

В совокупности сходство стиля стимуляции и временных напоминаний может способствовать совместным временным познаниям, которые должны улучшить функционирование группы и своевременное выполнение групповых задач. Именно это и выдвигали Гиверс и ее коллеги в своих исследованиях.

Их исследования
Гэверс и его коллеги изучили 38 студенческих групп с полученными полезными данными из 31 группы. Они собирали данные в течение 8 недель в течение двух заданий, включая информацию о стилях стимуляции отдельных членов группы, общих временных когнициях и использовании временных напоминаний. Я описал стили континуума или стимуляции выше, поэтому я просто дам вам краткое представление об их других мерах.

Для общих временных познаний они попросили участников указать свое согласие на такие предметы, как «В моей группе мы придерживаемся одинаковых мнений о соблюдении сроков» и «В моей группе мы согласны с тем, как распределить время». Аналогичным образом, для временные напоминания, они попросили участников указать свое согласие на три пункта: 1) В моей группе мы настоятельно призвали друг друга своевременно завершить подзадачи, 2) В моей группе мы напомнили друг другу о важных временных вехах и 3) В моей группе мы побудили друг друга придерживаться соглашений.

Наконец, для достижения окончательного срока был оценен один пункт. Участники указали, когда они выполнили групповое задание по 3-балльной шкале: 1 = слишком поздно , 2 = как раз вовремя , и 3 = в достаточное время .

Что они нашли
Их самый интригующий и важный вывод заключался в том, как эффекты общих временных когниций изменились в зависимости от стиля стимуляции группы. Для тех из вас, кто статистически ориентирован, они обнаружили эффект взаимодействия. По их собственным словам, это то, что они нашли,

«. , , эффект общих временных когниций на соответствие крайнему сроку действительно смягчается с помощью стиля средней стимуляции. , , обмен временными познаниями был полезен для достижения предельного срока, когда члены группы, в среднем, имели ранний стиль стимуляции действия, тогда как было вредно для достижения предельного срока, когда члены группы в среднем имели стиль действия в режиме крайнего срока действия »(стр. 64, акцент добавлен).

Они также обнаружили, что временные напоминания, используемые для первого присвоения, увеличивают общие временные познания для второго задания.

Что это значит для нас, поскольку мы работаем в командах или управляем командами
Их главный вывод не является большим сюрпризом. «Мы пришли к выводу, что однородные рабочие группы, состоящие из людей, которые склонны использовать стиль раннего действия в выполнении задачи, скорее всего, будут соблюдать предельные сроки. , . "(Стр. 67). Другими словами, команды, состоящие из людей, которые рано запускают задачи для раннего завершения, лучше.

Однако они добавляют это важное замечание ». , , в конечном итоге все группы могут получать общие временные познания, когда они используют временные напоминания »(стр. 67).

Это означает:

1. Может быть полезно рассмотреть индивидуальные стили стилей при помещении людей в группы . Наличие даже одного участника, у которого есть стиль раннего действия, может иметь положительные отличия.

2. Использование временных напоминаний может способствовать продвижению общих временных когниций в группе.

3. Когда члены группы не могут использовать временные напоминания спонтанно, менеджеры могут захотеть вмешаться, чтобы обеспечить их или облегчить фокус на временном процессе.

Наконец, важно подчеркнуть, что «все группы должны знать, что совместное использование ненадлежащих временных когниций (например, стили поведения с использованием крайних сроков), вероятно, будет препятствовать их способности соблюдать предельные сроки» (стр. 67).

Мои заключительные мысли. , ,
Как и для человека, «стили стилей действия в крайних сроках», иначе известные как стиль жизни прокрастина, наносят ущерб своевременному выполнению задач и могут подорвать усилия группы. Учитывая, что Геверс и его коллеги ссылаются на более ранние исследования, 56% опрошенных менеджеров указали, что крайние сроки часто превышают или пропускают, это дорогостоящая, расточительная стоимость бизнеса.

Является ли промедление или стиль стимуляции, связанный с стилем «делать это в последнюю минуту», только проблема сонников и неудобств? Не за что. Это обошлось нам в миллиарды долларов, потраченных впустую. Промедление – это то, что влияет на всю команду, и руководители должны уделять больше внимания пониманию того, почему их сотрудники делают это и помогают им избежать ненужной и иррациональной задержки.

Рекомендации
Gevers, JMP, Rutte, CG, & van Eerde, W. (2006). Выполнение сроков в рабочих группах: неявные и явные механизмы. Прикладная психология: международный обзор, 55, 52-72.