10 способов пережить встречи с трудными коллегами

Предпримите эти шаги, чтобы избежать беспокойства и напряжения разговоров на рабочем месте.

Источник: Дирима / Shutterstock

Независимо от того, являетесь ли вы бизнес-лидером, менеджером или непосредственным сотрудником, рано или поздно вам придется встретиться с кем-то, кого вы бы предпочли избежать. В то время как определение «трудного» сотрудника принимает разные формы, проблемных людей обычно называют противоположными, пессимистичными, агрессивными, спорными или просто отрицательными.

Когда мы знаем, что встреча требуется, мы часто откладываем и откладываем встречу как можно дольше, надеясь избежать беспокойства и стресса, которые обычно сопровождают дискуссию. Хотя дискомфорт может быть неизбежным, существует множество простых в реализации стратегий, позволяющих сделать сложную ситуацию приемлемой, одновременно улучшая ваши лидерские навыки.

• Как справиться с перееданием во время праздников
• Это неправильно, чтобы заставить свою собаку ревновать?
• Взгляд на религию
• Как справиться в обществе, управляемом страхом
• Fortnite: жестокий, убедительный и (иногда) управляемый

Процесс проведения эффективных встреч в сложных условиях начинается с твердых и общих основных правил. Проведение собрания само по себе затруднительно, но когда у вас есть участники, не сотрудничающие с вами, задача становится еще более сложной. Чтобы максимизировать результаты и показать признательность за время и усилия других, следуйте этим советам:

Распространите повестку дня и цели встречи до встречи . Хотя это предложение может показаться очевидным, сколько встреч вы посетили, где вы не знали, почему вас пригласили? Когда участники заранее знают цель встречи, разговор может быть сосредоточен на важных вопросах, поэтому не теряется время на личные, объяснительные, случайные или исследовательские вопросы.

Установите конкретное время начала и окончания встречи. По возможности оставайтесь по графику. Если вы встречаетесь с несколькими людьми, не ждите опоздавших посетителей. Вместо этого начните встречу вовремя. Когда вы проявляете уважение ко времени других, они, вероятно, будут уважать и ваше время. Цените время других, как если бы оно было вашим.

• ПТСР в городе: справиться в тишине
• «Инстаграм-итис» разрушает твой праздничный дух?
• Краткий обзор «Предпринимательской зависимости»
• 4 способа начать оправляться от эмоционального пренебрежения детства
• Две основные причины кризиса психического здоровья в колледже

Установить принципы участия . Иногда добавление структуры к неформальной встрече может держать людей сосредоточенными. За исключением тренировочной ситуации, никто не должен присутствовать на собрании просто в качестве наблюдателя. Информируйте всех участников встречи о том, почему их попросили принять участие и что от них ожидается во время встречи.

Источник: Юниал Предприятия / Shutterstock

Слушай всех . Целью встречи должно быть двустороннее общение. Участники, независимо от того, имеют ли они обоснованные или необоснованные мнения, нуждаются в возможности выразить свое мнение (Harolds, 2012). Чтобы быть уверенным, что вы понимаете их точку зрения, перефразируйте то, что говорит человек, и избегайте оценки или суждения. Как утверждают многие бабушки: «У тебя два уха и один рот по причине!»

Сознательно избегайте ставить кого-либо в оборону . Предположим, что идеи каждого имеют определенную ценность и личную ценность. Редко возникает проблема, связанная с бизнесом или работой, по единственной причине (Hoffman, 2017). Когда кто-то разделяет их взгляды, они делятся частью себя. Поощряйте участие, намеренно избегая негативной оценки вклада.

Модель искренность . Поймите, что ваши интересы, настороженность и энтузиазм, вероятно, заразны. Если вы проявляете незаинтересованность или апатичность, другие могут не воспринимать вашу точку зрения всерьез. Длинные исследования показывают, что энтузиазм тех, кто играет руководящую роль, и особенно педагогов, напрямую влияет на мотивацию других к участию, косвенно повышая результаты обучения (Keller, Hoy, Goetz & & Frenzel, 2016).

Храните записи обсуждений . Если вы облегчаете встречу, запишите основные вопросы, которые обсуждались на флипчарте или на доске, которую все могут увидеть. Если кто-то задает вопрос, повторите или перефразируйте запрос, прежде чем дать ответ, поэтому нет никаких сомнений в том, что вопрос был услышан и понят всем участникам.

Подтвердите обсуждение с письменным продолжением . Несмотря на утомительность, каждая встреча должна включать краткое изложение того, что обсуждалось и согласовывалось во время встречи. Быстрого электронного письма после встречи, которое включает слова «Как мы обсуждали…» или «Как мы договорились о следующих действиях…», достаточно для увековечения встречи. В письменном отчете следует указать, кто несет ответственность за каждое задание, и по возможности указывать сроки выполнения работ.

Модель равенства в «эфирном времени». Разговоры и встречи должны стремиться к сбалансированному участию. Не будьте свиньей и говорите неуместное количество времени. Если вы являетесь организатором встречи, привлекайте других, задавая зондирующие вопросы, запрашивая разъяснения по важным вопросам или запрашивая отзывы участников. Сохраняйте личное участие менее чем на 50% времени встречи.

Не кажись пренебрежительным. Не смотрите на часы, телефон или компьютер во время встречи. Обратите внимание на участников. Помимо словесных оскорблений или чтения лекций кому-то во время встречи, нет ничего более деморализующего или снисходительного, чем не уделять человеку, который говорит ваше полное внимание. Не ожидайте уважения или жадного согласия от людей, которые могут полагать, что они были изолированы во время встречи.

Признать разнообразие вашей аудитории . Некоторые люди предпочитают стили общения, которые отражают их отношение к другим участникам встречи. Люди могут неосознанно изображать определенные роли, чтобы чувствовать себя более уверенно или комфортно. Некоторые общие положения собрания включают в себя:

Сохранять молчание – эти люди могут чувствовать себя неадекватно в своих знаниях или способности внести значимый вклад. Вовлеките сотрудника в процесс собрания, дайте дополнительное время на подготовку, задайте вопросы или попросите тип молчаливого суммировать, что обсуждалось.

Всегда соглашаться – человек, который согласен со всем, может бояться высказывать свое мнение или считает, что соглашение демонстрирует социально желательное соответствие. Спросите человека, почему он согласен, попросите предложения, чтобы сделать вещи лучше, или подумайте о том, чтобы спросить человека: «Какие другие способы могут привести к подобному результату?»

Откровенно злой – у злого человека могут быть сдержанные эмоции, которые не были разрешены. Чтобы помочь тем, кто может испытывать трудности на рабочем месте, избегать неожиданностей, сосредотачиваться на слушании и размышлять над своими эмоциями. Скажите что-то вроде: «Я понимаю, что встреча (или решение) не соответствует вашим ожиданиям». Затем попросите предложения по улучшению, сосредоточившись на положительном вкладе и достижении консенсуса с другими.

Предельные взносы – Подобно молчаливому типу, люди, которые вносят минимальный вклад, могут быть апатичными и просто переживают движения. Чтобы противостоять незаинтересованности, уточнить личные ожидания и поощрить доверие к человеку и организации. Не зацикливайтесь на прошлых негативных переживаниях или обвинениях; вместо этого смоделируйте фокус будущего.

Чрезмерный вклад – Мы все знаем людей, которые являются самопровозглашенными экспертами по многим темам. Эти люди часто должны быть услышаны и будут высказывать свое мнение независимо от повестки дня, роли в собрании или предполагаемых ожиданий. Когда ничего не помогает, проводите встречи стоя . Эта стратегия создает впечатление безотлагательности и дает сигнал о том, что у вас есть ограниченное время и вам необходимо сосредоточиться на конкретных задачах.

Четкая коммуникация на рабочем месте необходима для прибыльной и продуктивной организации (Ulrich & Dulebohn, 2015). Встречи могут вызывать беспокойство, но предполагаемый стресс можно контролировать с помощью правильного планирования и подготовки. Несколько конкретных шагов могут превратить страшную встречу в полезный и продуктивный опыт развития как для лидеров, так и для всех участников.

Рекомендации

Гарольдс, JA (2012). Эффективное планирование и проведение совещаний, часть III: ведение совещаний в нужное русло. Клиническая ядерная медицина , 37 (2), 164-165.

Хоффман, Б. (2017). Взломайте свою мотивацию: более 50 научных стратегий для повышения производительности . Овьедо, Флорида: Атрибуция Пресс.

Keller, MM, Hoy, AW, Goetz, T. & Frenzel, AC (2016). Энтузиазм учителя: пересмотр и переосмысление сложной конструкции. Образовательная психология Обзор , 28 (4), 743-769.

Ульрих Д. и Дулебон Д.Х. (2015). Мы уже на месте? Что дальше для HR? Обзор управления человеческими ресурсами , 25 (2), 188-204.